Debiteurenbeheer software is een tool of programma waarmee je je debiteuren optimaal beheert.  

Met debiteurenbeheer software krijg je sneller betaald, volg je je facturen eenvoudiger op en heb je altijd inzicht en overzicht in al je debiteuren en facturen. 

Online debiteurenbeheer betekent dat je je debiteuren met een online tool of (software)programma beheert. Vaak is dat in de vorm van Software as a Service (SaaS). Dat houdt in dat de debiteurenbeheer software online staat en te bereiken is via je browser. Je hoeft dan geen programma op je computer te installeren en je profiteert altijd kosteloos van nieuwe updates.  

Een investering in debiteurenbeheer software verdien je eenvoudig terug. Je nieuwe werkwijze zorgt namelijk voor flinke verbeteringen: 

• Je DSO verlaagt door betere opvolging en de juiste aandacht voor de debiteur  
• De klantrelatie verbetert door constante en gerichte communicatie 
• Je cashflow optimaliseert door betere betalingen   

• Minder kans op non-betaling en de risico’s beter in beeld   

Als je enkele facturen per jaar verstuurt, is debiteurenbeheer software vaak niet nodig. Maar verstuur je tientallen, honderden of zelfs duizenden facturen per maand, dan is goede software eigenlijk onmisbaar.  

Één platform voor al het debiteurenbeheer  

Met debiteurenbeheer software heb je al je gegevens over je debiteuren en facturen altijd en overal in één overzicht. Zo mis je geen informatie als er een collega uitvalt en weet je precies wanneer er contact is geweest met de debiteur. Daarnaast zie je in het dashboard in één oogopslag hoe je ervoor staat en welke debiteuren aandacht vereisen.  

Eenvoudig je debiteurenbeheer automatiseren  

Met debiteurenbeheer software worden veel handmatige handelingen overbodig. Herinneringen worden automatisch verzonden en belacties ingepland. Zo zie je nooit iets over het hoofd en beheer je je debiteuren met 80% minder moeite.  

Daarnaast krijg je ook automatisch meldingen van verlopen afspraken en kun je zelf momenten instellen om de debiteur te controleren.  

Leg al je communicatie vast   

Met debiteurenbeheer software leg je eenvoudig de communicatie met de debiteur vast. Of het nu een belletje is, een brief of een e-mail met de bevestiging van een betaalafspraak. Je kunt ook notities maken voor jezelf of je collega. Zo ben je altijd op de hoogte van wat er speelt bij verschillende debiteuren. Nog een voordeel: je stuurt eenvoudig het hele dossier door naar je incassobureau. Mochten er problemen zijn met een debiteur, dan heb je altijd goede onderbouwing.  

Gericht werken met een dagelijkse actielijst 

Welk debiteur moet je ook alweer bellen? Wanneer heb je voor het laatst een herinnering verzonden? Welke debiteur heeft de prioriteit? Zonder debiteurenbeheer software is het lastig om te bepalen welke actie vereist is. Met de software van Befince wordt er automatisch een actielijst voor je opgesteld met taken die je vandaag, morgen of volgende week moet doen. Zo kun je elke dag gericht handelen en geef je elke debiteur op het juiste moment en op de juiste manier aandacht. Ben je tijdelijk niet werkzaam? Dan weet je collega precies welke taken hij of zij over moet nemen.  

Maak betalen eenvoudig 

Wil je snel betaald krijgen, dan is het belangrijk om dat proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Hoe? Stuur een betaallink mee! De debiteur krijgt dan een linkje via een e-mail waarmee hij of zij direct het bedrag kan betalen via bijvoorbeeld iDeal of Bancontact.  

Behandel elke debiteur op een passende manier  

Niet alle debiteuren zijn hetzelfde. Van sommigen weet je dat ze simpelweg altijd op tijd betalen, anderen moet je altijd helpen herinneren. In jouw debiteuren platform heb je inzicht in het betaalgedrag van elke debiteur en kun je op basis daarvan de opvolging aanpassen. Stel bijvoorbeeld in dat een debiteur pas na een week na de vervaldatum een herinnering moet krijgen, terwijl de andere debiteur twee dagen voor de vervaldatum een e-mail krijgt. Het is onmogelijk om de bijzonderheden van elke debiteur te onthouden. Met debiteurenbeheer software regel je het één keer in en kun je het daarna vergeten. Het systeem doet de rest voor je.  

Efficiënt disputen afhandelen  

Vaak willen debiteuren wel betalen en hebben ze een goede reden voor het uitstellen van de betaling. Soms klopt de factuur niet, is er een product niet geleverd of is een project toch nog niet volledig afgerond. Wat het probleem ook is, het moet worden opgelost. Dat doe je door een dispuut aan te      maken in je debiteuren platform. De dispuutbehandelaar kan dan direct of later aan de slag en betalingsherinneringen worden pas weer verstuurd als het probleem opgelost is.  

Inzicht in de voortgang en in rapportages  

Met debiteurenbeheer software heb je op elk moment inzicht in de voortgang en status van je debiteuren en facturen. Daarnaast kun je in de rapportage de prestaties vergelijken met voorgaande periodes en het betaalgedrag van je klanten analyseren.  

Eenvoudig samenwerken met collega’s  

In het platform maak je eenvoudig extra accounts aan voor je collega’s. Geen zorgen, je betaalt niets voor extra gebruikers. Zo kun je makkelijk samenwerken en de taken verdelen. Hoeft je collega niet alles te zien? Je kunt aan elke gebruiker bevoegdheden en rollen toewijzen, zodat je functies of lijsten kunt afschermen of uitzetten. Geef je leidinggevende bijvoorbeeld een rol met ‘alleen lezen’, zodat hij of zij wel alles kan zien, maar niet per ongeluk je werk in de war gooit.  

Naast het werken met meerdere gebruikers kun je ook werken met meerdere administraties. Dat is handig voor bijvoorbeeld verschillende vestigingen of afdelingen met losse boekhouding. De verschillende administraties worden automatisch overgenomen vanuit je boekhoudprogramma. Heb je daar dus verschillende afdelingen ingesteld, dan worden die overgenomen in je debiteurenbeheer programma.