Debiteurenadministratie

Debiteurenadministratie

De beste tools voor jouw debiteurenadministratie 
Je project is afgerond, de klant tevreden en de factuur verstuurd. Het is alleen nog wachten op de betaling, maar helaas komt dat niet altijd vanzelf. Sommige klanten hebben een herinnering of duwtje in de rug nodig. Met goede debiteurenadministratie zorg je ervoor dat je toch betaald krijgt, zonder gedoe.

De voordelen van goede debiteurenadministratie

Waarom is debiteurenadministratie zo belangrijk?

 

Je project is afgerond, de klant tevreden en de factuur verstuurd. Het is alleen nog wachten op de betaling. Helaas komt dat niet altijd vanzelf binnen de aangegeven betaaltermijn. Vervelend, want ondertussen moet je wel nieuwe projecten voorfinanciering, je personeel betalen en andere kosten dekken. 

Om te zorgen dat je toch betaald krijgt, is het belangrijk om je debiteurenadministratie goed in te regelen. Bestaat het bij jou nog voornamelijk uit losse Excelsheets? Wordt het ‘erbij gedaan’ door een medewerker? Of doe je eigenlijk bijna niet aan debiteurenbeheer? Dan verlies je mogelijk duizenden euro’s per jaar. Debiteurenbeheer vraagt om een goede aanpak door specialisten of met behulp van slimme software. 

Goed ingerichte debiteurenadministratie levert je veel voordelen op. Je optimaliseert je cashflow, ziet nooit meer een verlopen factuur over het hoofd, loopt minder risico op non-betaling en behoud de goede relatie met je klant.

 

Hoe richt je de debiteurenadministratie goed in?

 

Hoe richt je de debiteurenadministratie goed in, waarbij je voldoet aan de wettelijke regels en tegelijk de relatie met je klant behoudt? 

  1. Zorg dat je direct op de hoogte bent van verlopen facturen.  Sommige boekhoudpakketten houden je op de hoogte wanneer de betaaltermijn verlopen is. 
  2. Stuur kort na het verlopen van de betaaltermijn een herinnering. Het heeft vaak geen zin om nog langer te wachten en te hopen op de betaling. Vaak wil een debiteur namelijk wel betalen, maar is er reden waarom de betaling nog niet voldaan is. Het kan zomaar zijn dat de factuur over het hoofd is gezien, de contactpersoon niet meer werkzaam is bij de organisatie of dat de factuur niet klopt. Door 1 of 2 dagen na de betaaltermijn een herinnering te sturen, kom je eerder achter de reden van de verlate betaling en kun je non-betaling makkelijker voorkomen.
  3. Betaalt de debiteur na de eerste herinnering nog niet? Stuur dan 1.5 / 2 weken later nog een herinnering.
  4. Blijft de betaling nog steeds uit? Bel dan de debiteur op om erachter te komen waarom de betaling uit blijft. Zo ontdek je de reden van non-betaling en kun je samen een oplossing zoeken. 
  5. Je kunt de debiteur natuurlijk zo vaak een herinnering sturen als je wil, maar vaak wordt na drie keer het incasso traject gestart. Gelukkig is dit met een goed debiteurenproces vaak niet meer nodig. 

Hoe zorg je ervoor dat het debiteurenproces in jouw organisatie altijd goed verloopt? Een goed stappenplan is belangrijk, maar eraan houden is nog veel belangrijker. Dat kun je het beste doen op twee manier: zelf je debiteuradministratie doen met behulp van gespecialiseerde software of je debiteurenadministratie uitbesteden. 

 

Zelf de debiteurenadministratie regelen

 

Heb je personeel dat gericht is op de debiteurenadministratie en die weten wat ze moeten doen? Dan kun je debiteurenadministratie goed zelf regelen met behulp van debiteurenbeheer software. De software neemt veel werk uit handen en zorgt ervoor dat je proces altijd goed verloopt. 

Met behulp van software, worden herinneringen automatisch verzonden op het juiste moment, krijg je een melding wanneer een debiteur aandacht vereist en heb je altijd inzicht en overzicht. Daarnaast kun je eenvoudig samenwerken met collega’s, zodat de debiteurenadministratie niet stil komt te liggen wanneer iemand tijdelijk afwezig is. Lees meer over debiteurenbeheer software ›

 

Debiteurenadministratie uitbesteden

 

Wordt de debiteurenadministratie erbij gedaan door een werknemer, mist je personeel de kennis en vaardigheden of wil je gewoon geen gedoe meer met de debiteurenadministratie? Dan is het beter om je debiteurenadministratie uit te besteden. Door het uit te besteden, weet je zeker dat het proces altijd goed verloopt en dat je debiteuren in handen liggen van bekwame specialisten. Alles wordt gedaan vanuit jouw naam, zodat je debiteur niet weet dat je het uitbesteed. 

Een ander groot voordeel van uitbesteden is dat je nooit capaciteit te kort hebt. Je eigen personeel kan ziek worden, op vakantie gaan of tijdelijk uitvallen, waarmee direct alles stil komt te liggen. Door het uit te besteden voorkom je dit en waarborg je de continuïteit in je debiteurenadministratie. 
Lees meer over debiteurenadministratie uitbesteden ›

Regel zelf je debiteurenbeheer met behulp van slimme software. Beheer je debiteuren in een overzichtelijk platform, automatiseer de opvolging en werk eenvoudig samen met collega’s.

debiteurenbeheer software
debiteurenadministratie software

Van factuur naar geld op de bank, zonder omkijken? Besteed je debiteurenbeheer deels of volledig uit aan onze specialisten. Wij zorgen voor de juiste opvolging. Zo bespaar je tijd én kosten. 

debiteurenbeheer software
debiteurenbeheer uitbesteden software
Zien hoe de software werkt?
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Zien hoe de software werkt?
Benieuwd naar de mogelijkheden?

Zelf je debiteuren beheren, maar liever niet bellen?

Werk met debiteurenbeheer software en besteed telefoongesprekken uit

Regel zelf je debiteurenbeheer met behulp van de software en laat onze specialisten je debiteuren bellen vanuit jouw naam. Je bepaalt zelf wanneer en welke telefoontjes wij overnemen en welke je zelf doet.

De snelste weg naar
betaalde facturen.

Weet je niet goed wat de beste debiteurenbeheer oplossing is voor jouw bedrijf? Zelf regelen met software of alles uitbesteden? We denken graag met je mee!

Debiteurenbeheerders specialisten

De debiteuren oplossing die je meer tijd, inzicht en controle geeft.

Contact

info@befince.com

088 100 1670

Westblaak 96 3012KM Rotterdam

Boek een demo

Boek een demo

Maak een afspraak

Befince debiteurenbeheer software

Jouw platform

✓ Koppeling met elk boekhoudpakket
✓ De beste service via telefoon, e-mail of chat
✓ Automatiseer je debiteurenbeheer
✓ Waar en wanneer jij wil werken: op je desktop, tablet of telefoon 
✓ SaaS oplossing: geen ingewikkelde downloads en installaties, maar online werken in een beveiligde omgeving. 

 

Functies

Communicatie

✓ Automatische e-mail met herinnering 
✓ Automatisch inplannen van belacties
✓ Handmatige e-mails verzenden (met kopie factuur)
✓ Telefoongesprekken vastleggen
✓ Brieven verzenden
✓ Mogelijkheid om eigen brieven en e-mails formats te maken
✓ Interne notities maken bij factuur en debiteur 
✓ Contactgegevens toevoegen aan factuur en debiteur

Dispuutmanagement

✓ Dispuut registeren
✓ Dispuut toewijzen aan behandelaar
✓ Automatische herinnering voor oplosdatum 
✓ Dispuutoverzicht 

Regelingen

✓ Betaaltoezegging registeren 
✓ Betaaltermijnen afspreken
✓ Dossier overdragen naar incassobureau 
✓ Checkpoint aanmaken
✓ Inzien tussentijdens betalingen

Samenwerken

✓ Onbeperkt gebruikers toevoegen
✓ Rollen en bevoegdheden toewijzen aan gebruikers
✓ Onbeperkt administraties toevoegen 
✓ Eenvoudig exporteren in Excel 

Dagelijkse actielijst 

✓ Gericht handelen met een actielijst

Factuur traject

✓ Automatische opvolging aan de hand van workflows
✓ Verschillende workflows mogelijk
✓ Factuur traject pauzeren 
✓ Traject voor bedrijven en particulieren 

Inzicht en overzicht

✓ Dashboard met dagelijks overzicht
✓Rapportage
✓Ouderdomsanalyse 
✓ DSO 
✓ Periodes met elkaar vergelijken
✓ Overzicht in status facturen
✓ Overzicht in status debiteuren
✓ Top 10 debiteuren
✓ Top 10 regelingen
✓ Top 10 toezeggingen
✓ Inzicht in facturen met bijzonderheden
✓ Veel filtermogelijkheden 

Jouw platform

✓ Koppeling met elk boekhoudpakket
✓ De beste service via telefoon, e-mail of chat
✓ Automatiseer je debiteurenbeheer 

 

Functies

Communicatie

✓ Automatische e-mail met herinnering 
✓ Automatisch inplannen van belacties
✓ Handmatige e-mails verzenden (met kopie factuur)
✓ Telefoongesprekken vastleggen
✓ Brieven verzenden
✓ Mogelijkheid om eigen brieven en e-mails formats te maken
✓ Interne notities maken bij factuur en debiteur 
✓ Contactgegevens toevoegen aan factuur en debiteur

Dispuutmanagement

✓ Dispuut registeren
✓ Dispuut toewijzen aan behandelaar
✓ Automatische herinnering voor oplosdatum 
✓ Dispuutoverzicht 

Regelingen

✓ Betaaltoezegging registeren 
✓ Betaaltermijnen afspreken
✓ Dossier overdragen naar incassobureau 
✓ Checkpoint aanmaken
✓ Inzien tussentijdens betalingen

Samenwerken

✓ Onbeperkt gebruikers toevoegen
✓ Rollen en bevoegdheden toewijzen aan gebruikers
✓ Onbeperkt administraties toevoegen 
✓ Eenvoudig exporteren in Excel 

✓ Waar en wanneer jij wil werken: op je desktop, tablet of telefoon 
✓ SaaS oplossing: geen ingewikkelde downloads en installaties, maar online werken in een beveiligde omgeving.

Dagelijkse actielijst 

✓ Gericht handelen met een actielijst

Factuur traject

✓ Automatische opvolging aan de hand van workflows
✓ Verschillende workflows mogelijk
✓ Factuur traject pauzeren 
✓ Traject voor bedrijven en particulieren 

Inzicht en overzicht

✓ Dashboard met dagelijks overzicht
✓Rapportage
✓Ouderdomsanalyse 
✓ DSO 
✓ Periodes met elkaar vergelijken
✓ Overzicht in status facturen
✓ Overzicht in status debiteuren
✓ Top 10 debiteuren
✓ Top 10 regelingen
✓ Top 10 toezeggingen
✓ Inzicht in facturen met bijzonderheden
✓ Veel filtermogelijkheden 

Meld je klant aan bij Befince

Heeft je klant interesse in Befince? We maken graag kennis en laten onze debiteurenbeheer oplossing zien.

Over je klant
Over jou als partner

Maak een afspraak