Debiteurenadministratie

Waarom is debiteurenadministratie zo belangrijk?

Je project is afgerond, de klant tevreden en de factuur verstuurd. Het is alleen nog wachten op de betaling. Helaas komt dat niet altijd vanzelf binnen de aangegeven betaaltermijn. Vervelend, want ondertussen moet je wel nieuwe projecten voorfinanciering, je personeel betalen en andere kosten dekken. 

Om te zorgen dat je toch betaald krijgt, is het belangrijk om je debiteurenadministratie goed in te regelen. Bestaat het bij jou nog voornamelijk uit losse Excelsheets? Wordt het ‘erbij gedaan’ door een medewerker? Of doe je eigenlijk bijna niet aan debiteurenbeheer? Dan verlies je mogelijk duizenden euro’s per jaar. Debiteurenbeheer vraagt om een goede aanpak door specialisten of met behulp van slimme software. 

Goed ingerichte debiteurenadministratie levert je veel voordelen op. Je optimaliseert je cashflow, ziet nooit meer een verlopen factuur over het hoofd, loopt minder risico op non-betaling en behoud de goede relatie met je klant.

Hoe richt je de debiteurenadministratie goed in?

Hoe richt je de debiteurenadministratie goed in, waarbij je voldoet aan de wettelijke regels en tegelijk de relatie met je klant behoudt? 

1. Zorg dat je direct op de hoogte bent van verlopen facturen.  Sommige boekhoudpakketten houden je op de hoogte wanneer de betaaltermijn verlopen is. 
2. Stuur kort na het verlopen van de betaaltermijn een herinnering. Het heeft vaak geen zin om nog langer te wachten en te hopen op de betaling. Vaak wil een debiteur namelijk wel betalen, maar is er reden waarom de betaling nog niet voldaan is. Het kan zomaar zijn dat de factuur over het hoofd is gezien, de contactpersoon niet meer werkzaam is bij de organisatie of dat de factuur niet klopt. Door 1 of 2 dagen na de betaaltermijn een herinnering te sturen, kom je eerder achter de reden van de verlate betaling en kun je non-betaling makkelijker voorkomen.
3. Betaalt de debiteur na de eerste herinnering nog niet? Stuur dan 1.5 / 2 weken later nog een herinnering.
4. Blijft de betaling nog steeds uit? Bel dan de debiteur op om erachter te komen waarom de betaling uit blijft. Zo ontdek je de reden van non-betaling en kun je samen een oplossing zoeken. 
5. Je kunt de debiteur natuurlijk zo vaak een herinnering sturen als je wil, maar vaak wordt na drie keer het incasso traject gestart. Gelukkig is dit met een goed debiteurenproces vaak niet meer nodig. 

Hoe zorg je ervoor dat het debiteurenproces in jouw organisatie altijd goed verloopt? Een goed stappenplan is belangrijk, maar eraan houden is nog veel belangrijker. Dat kun je het beste doen op twee manier: zelf je debiteuradministratie doen met behulp van gespecialiseerde software of je debiteurenadministratie uitbesteden. 

Zelf de debiteurenadministratie regelen

Heb je personeel dat gericht is op de debiteurenadministratie en die weten wat ze moeten doen? Dan kun je debiteurenadministratie goed zelf regelen met behulp van debiteurenbeheer software. De software neemt veel werk uit handen en zorgt ervoor dat je proces altijd goed verloopt. 

Met behulp van software, worden herinneringen automatisch verzonden op het juiste moment, krijg je een melding wanneer een debiteur aandacht vereist en heb je altijd inzicht en overzicht. Daarnaast kun je eenvoudig samenwerken met collega’s, zodat de debiteurenadministratie niet stil komt te liggen wanneer iemand tijdelijk afwezig is. Lees meer over debiteurenbeheer software ›

Debiteurenadministratie uitbesteden

Wordt de debiteurenadministratie erbij gedaan door een werknemer, mist je personeel de kennis en vaardigheden of wil je gewoon geen gedoe meer met de debiteurenadministratie? Dan is het beter om je debiteurenadministratie uit te besteden. Door het uit te besteden, weet je zeker dat het proces altijd goed verloopt en dat je debiteuren in handen liggen van bekwame specialisten. Alles wordt gedaan vanuit jouw naam, zodat je debiteur niet weet dat je het uitbesteed. 

Een ander groot voordeel van uitbesteden is dat je nooit capaciteit te kort hebt. Je eigen personeel kan ziek worden, op vakantie gaan of tijdelijk uitvallen, waarmee direct alles stil komt te liggen. Door het uit te besteden voorkom je dit en waarborg je de continuïteit in je debiteurenadministratie. 
Lees meer over debiteurenadministratie uitbesteden ›