Debiteurenbeheer software

Debiteurenbeheer
software

Zonder gedoe van factuur naar geld op de bank met slimme debiteurenbeheer software.
Automatiseer de opvolging en houd inzicht en overzicht.
Zonder gedoe van factuur
naar geld op je bank met slimme debiteurensoftware.
Automatiseer de opvolging en houd inzicht en overzicht.
debiteurenbeheer software

Eenvoudig beheren

Geen rommelige Excel lijsten meer, maar een eenvoudig platform om je debiteuren te beheren.

Waar en wanneer jij wilt

Op elk moment real-time zien hoe je ervoor staat: op je telefoon, tablet of desktop.

De beste service

Kom je er niet uit? We staan altijd voor je klaar, op jouw manier. Via e-mail, telefoon of chat.

Beveiligd platform

Geen ingewikkelde installaties of betaalde updates. Werk online, in een extra beveiligde omgeving.

Koppel met 650+ boekhoudpakketten

Al je debiteurenbeheer in één platform

Vanaf facturatie tot en met incasso overdracht, je regelt alles vanuit één platform. Koppel eenvoudig met je boekhoudpakket en blijf real-time op de hoogte van je debiteuren, openstaande en vervallen facturen. Leg al je communicatie vast en werk eenvoudig samen met collega’s. 

Overzicht debiteuren facturen
Debiteurenbeheer automatiseren

Automatische opvolging

Automatiseer je factuur opvolging en beheer je debiteuren met 90% minder moeite.  

Herinneringen worden automatisch verzonden en belacties ingepland wanneer het tijd is om te bellen. Als een betaalafspraak verlopen is  ontvang je een melding, zodat je nooit meer iets over het hoofd ziet.

Al je communicatie op één plaats

Al je communicatie overzichtelijk op één plaats. Verzend direct e-mails naar je debiteuren en bekijk welke contactmomenten er eerder zijn geweest via e-mail, telefoon of brief. Houd interne notities bij om jezelf en je collega’s op de hoogte te houden. 

Communicatie met debiteuren

Wij bellen voor jou

Besteed telefoongesprekken uit

Te druk? Of zie je op tegen het bellen van je debiteuren? Onze specialisten bellen voor jou, vanuit jouw naam. Structureel of tijdelijk in te zetten wanneer jij het nodig hebt.

Debiteurenbeheer uitbesteden specialisten
Actielijst debiteurenadministratie

Gericht handelen

Werk gericht met een dagelijkse actielijst. Zo weet je precies wat je vandaag, morgen of volgende week moet doen en welke debiteuren aandacht vereisen. 

Bijzonderheden

Bijzonderheden met een factuur of debiteur? Pauzeer de automatische opvolging en maak betaalafspraken. Ook disputen behandel je eenvoudig in het platform. Extra controlemoment nodig? Maak een checkpoint aan en houd de controle in handen. 

Betaalafspraak debiteur
Inzicht-overzicht-debiteuren-software

Inzicht en overzicht

Zie nooit meer iets over het hoofd en krijg inzicht in al je debiteuren, communicatie, afspraken en meer. 

Benieuwd hoe je ervoor staat? Bekijk op elk moment de rapportage en ontdek je DSO, vergelijk je ouderdomsanalyse met voorgaande periodes en bekijk het betaalgedrag van je klanten. Exporteer je rapportage of laat je collega meekijken met zijn eigen account.  

Samenwerken met collega's

Werk samen met collega’s of laat ze alleen meekijken door gebruikers toe te voegen en bevoegdheden toe te wijzen. Heb je meerdere afdelingen die aparte administraties vereisen? Voeg onbeperkt administraties toe en houd je debiteuren netjes gescheiden. 

gebruikers debiteuren software

De beste debiteurenbeheer software voor bedrijven

Voor bedrijven die enkele facturen per maand versturen is een debiteurenbeheer software niet noodzakelijk. Maar verstuur je grotere aantallen? Dan is goede software die aansluit bij jouw behoefte een must. Onze software is speciaal gericht op middelgrote bedrijven, met functies die daarin niet mogen missen. Zonder ingewikkelde installaties of betaalde updates. Je eigen debiteurenbeheer platform, op jou afgestemd. 

Benieuwd naar jouw mogelijkheden?

Plan vrijblijvend een afspraak in en we bespreken samen de mogelijkheden voor jouw bedrijf 

Wat is debiteurenbeheer software?

Debiteurenbeheer software is een tool of programma waarmee je je debiteuren optimaal beheert.  

Met debiteurenbeheer software krijg je sneller betaald, volg je je facturen eenvoudiger op en heb je altijd inzicht en overzicht in al je debiteuren en facturen. 

Wat is online debiteurenbeheer? 

Online debiteurenbeheer betekent dat je je debiteuren met een online tool of (software)programma beheert. Vaak is dat in de vorm van Software as a Service (SaaS). Dat houdt in dat de debiteurenbeheer software online staat en te bereiken is via je browser. Je hoeft dan geen programma op je computer te installeren en je profiteert altijd kosteloos van nieuwe updates.  

Wat levert debiteurenbeheer software op? 

Een investering in debiteurenbeheer software verdien je eenvoudig terug. Je nieuwe werkwijze zorgt namelijk voor flinke verbeteringen: 

  • Je DSO verlaagt door betere opvolging en de juiste aandacht voor de debiteur  
  • De klantrelatie verbetert door constante en gerichte communicatie 
  • Je cashflow optimaliseert door betere betalingen   
  • Minder kans op non-betaling en de risico’s beter in beeld   

Wat zijn de voordelen van debiteurenbeheer software? 

Als je enkele facturen per jaar verstuurt, is debiteurenbeheer software vaak niet nodig. Maar verstuur je tientallen, honderden of zelfs duizenden facturen per maand, dan is goede software eigenlijk onmisbaar.  

Één platform voor al het debiteurenbeheer  

Met debiteurenbeheer software heb je al je gegevens over je debiteuren en facturen altijd en overal in één overzicht. Zo mis je geen informatie als er een collega uitvalt en weet je precies wanneer er contact is geweest met de debiteur. Daarnaast zie je in het dashboard in één oogopslag hoe je ervoor staat en welke debiteuren aandacht vereisen.  

Eenvoudig je debiteurenbeheer automatiseren  

Met debiteurenbeheer software worden veel handmatige handelingen overbodig. Herinneringen worden automatisch verzonden en belacties ingepland. Zo zie je nooit iets over het hoofd en beheer je je debiteuren met 80% minder moeite.  

Daarnaast krijg je ook automatisch meldingen van verlopen afspraken en kun je zelf momenten instellen om de debiteur te controleren.  

Leg al je communicatie vast   

Met debiteurenbeheer software leg je eenvoudig de communicatie met de debiteur vast. Of het nu een belletje is, een brief of een e-mail met de bevestiging van een betaalafspraak. Je kunt ook notities maken voor jezelf of je collega. Zo ben je altijd op de hoogte van wat er speelt bij verschillende debiteuren. Nog een voordeel: je stuurt eenvoudig het hele dossier door naar je incassobureau. Mochten er problemen zijn met een debiteur, dan heb je altijd goede onderbouwing.  

Gericht werken met een dagelijkse actielijst 

Welk debiteur moet je ook alweer bellen? Wanneer heb je voor het laatst een herinnering verzonden? Welke debiteur heeft de prioriteit? Zonder debiteurenbeheer software is het lastig om te bepalen welke actie vereist is. Met de software van Befince wordt er automatisch een actielijst voor je opgesteld met taken die je vandaag, morgen of volgende week moet doen. Zo kun je elke dag gericht handelen en geef je elke debiteur op het juiste moment en op de juiste manier aandacht. Ben je tijdelijk niet werkzaam? Dan weet je collega precies welke taken hij of zij over moet nemen.  

Maak betalen eenvoudig 

Wil je snel betaald krijgen, dan is het belangrijk om dat proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Hoe? Stuur een betaallink mee! De debiteur krijgt dan een linkje via een e-mail waarmee hij of zij direct het bedrag kan betalen via bijvoorbeeld iDeal of Bancontact.  

Behandel elke debiteur op een passende manier  

Niet alle debiteuren zijn hetzelfde. Van sommigen weet je dat ze simpelweg altijd op tijd betalen, anderen moet je altijd helpen herinneren. In jouw debiteuren platform heb je inzicht in het betaalgedrag van elke debiteur en kun je op basis daarvan de opvolging aanpassen. Stel bijvoorbeeld in dat een debiteur pas na een week na de vervaldatum een herinnering moet krijgen, terwijl de andere debiteur twee dagen voor de vervaldatum een e-mail krijgt. Het is onmogelijk om de bijzonderheden van elke debiteur te onthouden. Met debiteurenbeheer software regel je het één keer in en kun je het daarna vergeten. Het systeem doet de rest voor je.  

Efficiënt disputen afhandelen  

Vaak willen debiteuren wel betalen en hebben ze een goede reden voor het uitstellen van de betaling. Soms klopt de factuur niet, is er een product niet geleverd of is een project toch nog niet volledig afgerond. Wat het probleem ook is, het moet worden opgelost. Dat doe je door een dispuut aan te      maken in je debiteuren platform. De dispuutbehandelaar kan dan direct of later aan de slag en betalingsherinneringen worden pas weer verstuurd als het probleem opgelost is.  

Inzicht in de voortgang en in rapportages  

Met debiteurenbeheer software heb je op elk moment inzicht in de voortgang en status van je debiteuren en facturen. Daarnaast kun je in de rapportage de prestaties vergelijken met voorgaande periodes en het betaalgedrag van je klanten analyseren.  

Eenvoudig samenwerken met collega’s  

In het platform maak je eenvoudig extra accounts aan voor je collega’s. Geen zorgen, je betaalt niets voor extra gebruikers. Zo kun je makkelijk samenwerken en de taken verdelen. Hoeft je collega niet alles te zien? Je kunt aan elke gebruiker bevoegdheden en rollen toewijzen, zodat je functies of lijsten kunt afschermen of uitzetten. Geef je leidinggevende bijvoorbeeld een rol met ‘alleen lezen’, zodat hij of zij wel alles kan zien, maar niet per ongeluk je werk in de war gooit.  

Naast het werken met meerdere gebruikers kun je ook werken met meerdere administraties. Dat is handig voor bijvoorbeeld verschillende vestigingen of afdelingen met losse boekhouding. De verschillende administraties worden automatisch overgenomen vanuit je boekhoudprogramma. Heb je daar dus verschillende afdelingen ingesteld, dan worden die overgenomen in je debiteurenbeheer programma.  

Hoe werkt debiteurenbeheer software en hoe start je ermee? 

Hoe zit dat dan precies, debiteurenbeheer software? Hoe werkt het en hoe blijft alles actueel? 

Koppeling boekhoudpakket 

Om je debiteuren te beheren, heb je natuurlijk wel al je gegevens nodig. Daarom maken we een koppeling met je boekhoudsysteem, zodat al je facturen en debiteuren worden ingeladen en altijd up-to-date zijn. We kunnen een koppeling maken met meer dan 650 boekhoudsystemen, dus die van jou zit er vast tussen! Anders kunnen we altijd nog een koppeling voor je bouwen.  

Ideale instellingen  

We gaan je platform zo inrichten dat het volledig aansluit bij de visie van je bedrijf en je straks niet meer handmatig facturen hoeft op te volgen.  

We richten bijvoorbeeld een workflow voor je in afhankelijk van jouw wensen. Wil je twee dagen na de factuurdatum de eerste herinnering sturen, of pas na 14 dagen? Wil je belacties invoegen of doe je alles schriftelijk? Je kunt ook per debiteur een afwijkende workflow instellen.  

Verder maken we een koppeling met je incassobureau, stellen we de verschillende talen in en kun je kiezen of je formeel of informeel wil communiceren met je klanten.  

Het automatiseren van je debiteurenbeheer  

Als alles gekoppeld en ingesteld is, kan het automatiseren beginnen. Je zult al snel merken dat dit je heel veel werk scheelt.  

Het platform verzendt automatisch herinneringen via e-mail en geeft je een melding wanneer je een brief moet sturen óf wanneer het tijd is om de debiteur te bellen. Daarnaast houdt het ook automatisch deadlines voor je bij, bijvoorbeeld wanneer de uiterste datum van een betaalafspraak is verlopen of wanneer een dispuut opgelost moet zijn.  

Door de automatisering houd je meer tijd over voor belangrijke zaken en debiteuren die extra aandacht vereisen.  

Hoe kies je debiteurenbeheer software? 

Welke debiteurenbeheer software is geschikt voor jouw bedrijf en waar moet je op letten?  

Je start met de basisfuncties. Welke onderdelen vind je belangrijk en moeten er sowieso inzitten? Waarschijnlijk een koppeling met je boekhoudsysteem, de mogelijkheid om te automatiseren en een overzicht van je debiteuren en facturen. Vervolgens kun je verder kijken naar eigenschappen van een software en aanvullende functies. Hieronder een aantal onderwerpen waarover je kunt nadenken bij het kiezen van de juiste tools.  

Online of lokaal 

Het is belangrijk om te bedenken of je lokaal of online wil werken. Met online software kun je altijd en overal werken via je browser. Met lokale software installeer je een programma op je computer en vervolgens kun je alleen vanaf die computer werken. Daarnaast betaal je bij offline software vaak voor updates, omdat je dan opnieuw een installatie moet doen. Met online software (Saas) profiteer je altijd onbetaald mee van nieuwe updates en ontwikkelingen.  

Vaak gaat online software meer mee met ontwikkelingen en wordt het beter onderhouden. Het is namelijk eenvoudiger om verbeteringen en veranderingen door te voeren, zonder dat de gebruiker opnieuw iets moet installeren.  

Belacties – telefoongesprekken 

Een belletje naar je debiteur kan hét verschil maken. Je komt achter de reden van de verlate betaling en kunt goede afspraken maken. Niet alle programma’s bieden de mogelijkheid om telefoongesprekken onderdeel te laten zijn van de opvolging. Idealiter heb je een workflow waarbij er automatisch belacties voor je worden ingepland. Zo hoef je zelf niet na te denken wie je vandaag moet gaan bellen, maar verschijnt er automatisch een lijst met belacties voor je.  

(Tijdelijk) een debiteurenbeheerder inschakelen 

Met debiteurenbeheer software regel je zelf eenvoudig het debiteurenbeheer. Maar wat als er een werknemer tijdelijk wegvalt? Of als ineens alles tegelijk lijkt te komen en het werk zich opstapelt?  

Om een tijdelijk capaciteit tekort op te lossen, is het handig als je voor korte tijd een debiteurenbeheerder in kan schakelen of simpelweg een aantal telefoongesprekken kan laten uitvoeren door een specialist. Zo kom je nooit in de problemen door te weinig capaciteit.  

Kijk bij het maken van je keuze dus of er mogelijkheden zijn om tijdelijk een debiteurenbeheerder in te schakelen. Het lijkt misschien nu niet nodig, maar als de nood eenmaal hoog is, is het fijn om een uitweg te hebben.  

Demo van debiteurenbeheer software 

Voordat je aan de slag gaat met een handige tool voor je debiteurenbeheer, is het natuurlijk fijn om eerst de software eens te bekijken. Hoe gaat het in zijn werk en wat is belangrijk om te weten als je er straks dagelijks mee werkt?  

Boek een demo bij Befince en we laten je alles zien. We kunnen eenvoudig online een demo geven óf bij je langskomen voor een live demo. Boek hier direct een demo.   

De snelste weg naar
betaalde facturen.

Debiteurenbeheer software die je meer tijd, inzicht en controle geeft. Zonder gedoe, met de beste service.

Debiteurenbeheerders specialisten

De debiteuren oplossing die je meer tijd, inzicht en controle geeft.

Contact

info@befince.com

088 100 1670

Westblaak 96 3012KM Rotterdam

Boek een demo

Befince debiteurenbeheer software

Jouw platform

✓ Koppeling met elk boekhoudpakket
✓ De beste service via telefoon, e-mail of chat
✓ Automatiseer je debiteurenbeheer
✓ Waar en wanneer jij wil werken: op je desktop, tablet of telefoon 
✓ SaaS oplossing: geen ingewikkelde downloads en installaties, maar online werken in een beveiligde omgeving. 

 

Functies

Communicatie

✓ Automatische e-mail met herinnering 
✓ Automatisch inplannen van belacties
✓ Handmatige e-mails verzenden (met kopie factuur)
✓ Telefoongesprekken vastleggen
✓ Brieven verzenden
✓ Mogelijkheid om eigen brieven en e-mails formats te maken
✓ Interne notities maken bij factuur en debiteur 
✓ Contactgegevens toevoegen aan factuur en debiteur

Dispuutmanagement

✓ Dispuut registeren
✓ Dispuut toewijzen aan behandelaar
✓ Automatische herinnering voor oplosdatum 
✓ Dispuutoverzicht 

Regelingen

✓ Betaaltoezegging registeren 
✓ Betaaltermijnen afspreken
✓ Dossier overdragen naar incassobureau 
✓ Checkpoint aanmaken
✓ Inzien tussentijdens betalingen

Samenwerken

✓ Onbeperkt gebruikers toevoegen
✓ Rollen en bevoegdheden toewijzen aan gebruikers
✓ Onbeperkt administraties toevoegen 
✓ Eenvoudig exporteren in Excel 

Dagelijkse actielijst 

✓ Gericht handelen met een actielijst

Factuur traject

✓ Automatische opvolging aan de hand van workflows
✓ Verschillende workflows mogelijk
✓ Factuur traject pauzeren 
✓ Traject voor bedrijven en particulieren 

Inzicht en overzicht

✓ Dashboard met dagelijks overzicht
✓Rapportage
✓Ouderdomsanalyse 
✓ DSO 
✓ Periodes met elkaar vergelijken
✓ Overzicht in status facturen
✓ Overzicht in status debiteuren
✓ Top 10 debiteuren
✓ Top 10 regelingen
✓ Top 10 toezeggingen
✓ Inzicht in facturen met bijzonderheden
✓ Veel filtermogelijkheden 

Jouw platform

✓ Koppeling met elk boekhoudpakket
✓ De beste service via telefoon, e-mail of chat
✓ Automatiseer je debiteurenbeheer 

 

Functies

Communicatie

✓ Automatische e-mail met herinnering 
✓ Automatisch inplannen van belacties
✓ Handmatige e-mails verzenden (met kopie factuur)
✓ Telefoongesprekken vastleggen
✓ Brieven verzenden
✓ Mogelijkheid om eigen brieven en e-mails formats te maken
✓ Interne notities maken bij factuur en debiteur 
✓ Contactgegevens toevoegen aan factuur en debiteur

Dispuutmanagement

✓ Dispuut registeren
✓ Dispuut toewijzen aan behandelaar
✓ Automatische herinnering voor oplosdatum 
✓ Dispuutoverzicht 

Regelingen

✓ Betaaltoezegging registeren 
✓ Betaaltermijnen afspreken
✓ Dossier overdragen naar incassobureau 
✓ Checkpoint aanmaken
✓ Inzien tussentijdens betalingen

Samenwerken

✓ Onbeperkt gebruikers toevoegen
✓ Rollen en bevoegdheden toewijzen aan gebruikers
✓ Onbeperkt administraties toevoegen 
✓ Eenvoudig exporteren in Excel 

✓ Waar en wanneer jij wil werken: op je desktop, tablet of telefoon 
✓ SaaS oplossing: geen ingewikkelde downloads en installaties, maar online werken in een beveiligde omgeving.

Dagelijkse actielijst 

✓ Gericht handelen met een actielijst

Factuur traject

✓ Automatische opvolging aan de hand van workflows
✓ Verschillende workflows mogelijk
✓ Factuur traject pauzeren 
✓ Traject voor bedrijven en particulieren 

Inzicht en overzicht

✓ Dashboard met dagelijks overzicht
✓Rapportage
✓Ouderdomsanalyse 
✓ DSO 
✓ Periodes met elkaar vergelijken
✓ Overzicht in status facturen
✓ Overzicht in status debiteuren
✓ Top 10 debiteuren
✓ Top 10 regelingen
✓ Top 10 toezeggingen
✓ Inzicht in facturen met bijzonderheden
✓ Veel filtermogelijkheden 

Boek een demo

Meld je klant aan bij Befince

Heeft je klant interesse in Befince? We maken graag kennis en laten onze debiteurenbeheer oplossing zien.

Over je klant
Over jou als partner

Maak een afspraak