Privacy- en cookieverklaring van Befince

1 Inleiding

Dit is de privacy- en cookieverklaring (hierna: verklaring) van Befince B.V., gevestigd te Rotterdam (KvK 50499866) en kantoorhoudende aan Westblaak 96 te (3012 KM) Rotterdam. 

Deze verklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens van de gebruikers van Befince. ‘Persoonsgegevens’ (hierna: gegevens) is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Onder ‘gebruikers’ van Befince vallen alle (a) bezoekers van onze websites of apps (hierna tezamen in enkelvoud: website) en (b) afnemers van onze producten en diensten. Met ‘u’, ‘uw’ etc. bedoelen we hierna de ‘gebruikers’. U verklaart hierbij deze verklaring te hebben gelezen. 

Deze verklaring geeft informatie over hoe wij omgaan met de gegevens die we van u verwerken, ons beveiligingsbeleid en uw rechten. Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. Wij gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met uw gegevens.

Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring is te vinden op onze website. We raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Voortdurend gebruik van onze producten en diensten of bezoek aan onze website houdt in dat u de gewijzigde verklaring heeft gelezen.

2 Befince als verantwoordelijke of verwerker

Befince is verantwoordelijke voor het verwerken van uw gegevens als zij zelf het doel en middelen vaststelt van de gegevensverwerking. Voorbeelden hiervan zijn gegevensverwerkingen voor marketingdoeleinden of in het kader van het aanbieden van haar producten en diensten. 

Verder sluit Befince met haar opdrachtgevers overeenkomsten met diverse doeleinden zoals:

• Uitbesteden van debiteurenbeheer. Dat betekent dat Befince uit naam van of namens de opdrachtgever het debiteurenbeheer van opdrachtgever overneemt; 

• Detachering en consultancy. Dit betekent dat een medewerker van Befince op locatie van de opdrachtgever namens opdrachtgever werkzaamheden uitvoert en/of opdrachtgever van advies voorziet; en/of

• Levering van debiteurensoftware. De opdrachtgever gebruikt de software voor debiteurenbeheer. 

Afhankelijk van het doeleinde verwerkt Befince bepaalde gegevens van opdrachtgevers en/of de debiteuren van haar opdrachtgevers. Dikwijls stellen de opdrachtgevers van Befince het doel en de middelen van de verwerking van gegevens vast. In die gevallen zijn de opdrachtgevers de verantwoordelijken. Voor zover Befince in die situaties verwerker is, sluit zij met betreffende verantwoordelijken een verwerkersovereenkomst.

3 Doeleinden en grondslagen

Befince verwerkt gegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en op basis van de grondslagen zoals hierna omschreven: 

Outsourcings- en detacheringswerkzaamheden

3.1 De primaire doelstelling van Befince is om enerzijds namens opdrachtgevers het debiteurenbeheer uit te voeren en anderzijds namens gebruikers een debiteurenbeheerapplicatie ter beschikking te stellen. In dit kader vinden onder meer de volgende activiteiten plaats: 

• Sluiten, opslaan en uitvoeren van de overeenkomst van opdracht

• Het geheel of gedeeltelijk overnemen van het debiteurenbeheer

• Inrichten en leveren van een debiteurenbeheerapplicatie aan een opdrachtgever

• Training, advies en opleiding over debiteurenbeheer

• Detachering van consultants voor credit management 

Befince verwerkt zowel gegevens van haar opdrachtgevers als van de debiteuren van haar opdrachtgevers. De grondslag voor het verwerken van de gegevens voor deze doeleinden  is  uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Administratieve of fiscale doeleinden

3.2 Administratieve of fiscale doeleinden richting onder meer de Belastingdienst. De grondslag voor het verwerken van gegevens voor deze doeleinden is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Bezoek aan website

3.3 Bezoek aan de website. De grondslag voor het verwerken van gegevens hangt af van het doeleinde. Zie onder §§ 3.5 en 3.8 en § 6 over cookies.

Aanschaffen of bestellen van producten en diensten

3.4 Het aanschaffen of bestellen van producten en diensten van Befince. Hiermee hangen de betalingen voor producten en diensten samen. De grondslag voor het verwerken van gegevens voor deze doeleinden is uitvoering van de overeenkomst.

Aanmaken, gebruik en beheer van een account

3.5 Aanmaken, gebruik en beheer van een account in verband met het aanschaffen of bestellen van producten en diensten van Befince. De grondslag voor het verwerken van gegevens voor dit doeleinde is uitvoering van de overeenkomst.

Verzoeken om informatie, vragen en/of klachten

3.6 Verzoeken aan Befince om informatie, vragen en/of klachten. De grondslag voor het verwerken van gegevens hangt af van het doeleinde. De grondslag kan betreffen uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang of nakoming van wettelijke verplichtingen.

Direct marketing

3.7 Het versturen van commerciële communicatie (direct marketing) in het kader van bijvoorbeeld nieuwe of gewijzigde producten en/of diensten. Denk aan nieuwsbrieven, e-mailcampagnes, geadresseerde post, flyers of advertenties. Als wij uw emailadres hebben gekregen in het kader van de verkoop van onze producten en diensten mogen wij deze contactgegevens zonder verdere toestemming gebruiken voor het versturen van direct marketing voor ‘eigen gelijksoortige producten en diensten’. U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw emailadres voor direct marketing. De grondslag voor het verwerken van de (onderliggende) gegevens voor dit doeleinde is gerechtvaardigd belang.

Analyseren en verbeteren van de website

3.8 Het gebruik van bezoekgegevens voor analyses en rapportages in het kader van gebruik en verbetering van de website. De grondslag voor het verwerken van de gegevens voor deze doeleinden is gerechtvaardigd belang. Zie verder § 6 over cookies.

4 Categorieën gegevens

De gegevens die Befince verwerkt zijn toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden zoals onder § 3 beschreven. Befince verwerkt geen bijzondere gegevens, tenzij zij voldoet aan een wettelijke uitzondering om dit te mogen doen (zoals voorafgaande expliciete toestemming). Befince verwerkt de volgende categorieën gegevens:

Outsourcing-, training- en detacheringswerkzaamheden

4.1 Voor outsourcing-, training- en detacheringwerkzaamheden verwerkt Befince gegevens van haar opdrachtgevers, zoals naam, telefoonnummer en adres van contactpersonen alsmede gegevens van de debiteuren van haar opdrachtgevers waarbij het debiteurenbeheer wordt uitbesteed aan Befince, zoals lijsten waarop gegevens van debiteuren staan vermeld, zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummers en/of telefoonnummers.

Administratieve of fiscale doeleinden

4.2 Voor administratieve of fiscale doeleinden richting onder meer Belastingdienst worden alleen noodzakelijke gegevens verstrekt, zoals een rekeningnummer of naam.

Bezoek aan website

4.3 Bij een bezoek aan de website kunnen de servers van Befince of derden gegevens opslaan. Het gaat hier om bezoekgegevens. Onder ‘bezoekgegevens’ vallen onder meer URL, IP-adres, browsertype, taal van de browser, datum, tijd van het bezoek en gegevens met betrekking tot klik- en gebruiksgedrag. Zie verder § 6 over cookies.

Aanschaffen of bestellen van producten en diensten

4.4 Om producten en diensten aan te schaffen of te bestellen, moet u voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer en/of bankrekeningnummer verstrekken.

Aanmaken, gebruik en beheer van een account

4.5 Om een account aan te maken voor website, moet u uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam verstrekken. Gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt door Befince. U kunt vervolgens zelf uw wachtwoord wijzigen.

Verzoeken om informatie, vragen en/of klachten

4.6 Voor een verzoek om informatie, vragen en/of klachten verwerkt Befince de voor dat doel door u verstrekte gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres.

Direct marketing

4.7 Voor commerciële communicatie aan onze klanten (direct marketing) verwerkt Befince gegevens, zoals e-mailadres, voornaam, achternaam, adres en/of telefoonnummer. 

Analyse en verbetering van de website

4.8 Voor analyse en verbetering van de website verwerkt bezoekgegevens. Zie § 4.3.

5 Derden die gegevens verwerken

Befince schakelt voor het uitvoeren van haar producten en diensten derden in. Voor zover deze derden gegevens verwerken ten behoeve van Befince, doen zij dit als verwerker. Befince sluit met die derden een verwerkersovereenkomst waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en uw rechten worden geregeld.

Als gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), doen we dit alleen als dat derde land een passend beschermingsniveau biedt. Als dat niet het geval is, zorgen wij voor passende waarborgen zodat de gegevens zo goed mogelijk worden beschermd, zoals modelcontracten die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Als er ook geen passende waarborgen voorhanden zijn, zullen wij gegevens alleen doorgeven als sprake is van een wettelijke uitzondering. Voorbeelden hiervan zijn uitdrukkelijke toestemming of als de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst. Voor meer informatie, kunt u contact opnemen met ons.

5.1 Categorieën derden 

• Logistieke en operationele doeleinden. U kunt denken aan postverwerkers, pakketbezorgers en partijen die ons helpen met het versturen van e-mails

• Analyse-diensten voor het analyseren van gegevens over je bezoek aan en gebruik van onze shop. Wij gebruiken hiervoor software, zoals Google Analytics

• IT-diensten voor onderhoud en beheer van onze systemen en gegevensopslag

• Toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, zoals politie en openbaar ministerie. Alleen als we wettelijk verplicht zijn verstrekken we de noodzakelijke gegevens aan deze partijen

6 Cookies

Deze paragraaf is van toepassing op al uw bezoek van onze website. Befince gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën, zoals tracking pixels, web beacons, clear GIFs, lokale opslag en Javascript (hierna tezamen: cookies).

6.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn bestandjes die bestaan uit een reeks karakters die op uw apparaat worden geplaatst als u de website bezoekt. Wanneer u de website vervolgens opnieuw bezoekt, maakt het cookie het mogelijk dat de website uw browser herkent en bepaalde informatie leest die is opgeslagen in het cookie. Cookies kunnen op uw apparaat geplaatst worden door Befince als websitebeheerder. Deze cookies worden ‘first party cookies’ genoemd. Sommige cookies worden op uw apparaat geplaatst door een andere partij dan Befince, zoals onze adverteerders, onze online chatservice of analysetools, zoals Google Analytics. Deze cookies worden ‘third party cookies’ genoemd. Let erop dat gegevens (waaronder persoonsgegevens) die worden verwerkt door derde partijen buiten onze website niet onder deze verklaring vallen, maar onder de privacy- en cookieverklaringen van de betreffende derde partijen. Hiervoor is Befince noch verantwoordelijk, noch aansprakelijk.

6.2 Waarom gebruikt Befince cookies?

Wij kunnen cookies gebruiken voor verschillende doeleinden zoals om:

• Ons en derden te helpen informatie te verkrijgen over uw bezoek aan onze website

• Advertenties, communicatie en inhoud van ons en derden aan te bieden op onze website en op de sites van derden, die aansluiten bij uw interesses

• Uw instellingen of andere voorkeuren te onthouden

• U te helpen de informatie te vinden die u zoekt, ook via onze chat of demo

• Veilige producten en diensten en (online) transacties te bieden

• Te meten hoeveel mensen onze website bezoeken, hoe ze deze gebruiken, voor het efficient(er) functioneren van de website en om inzicht te krijgen in onze bezoekers

• Technische en organisatorische issues te analyseren en te verhelpen

• Het u mogelijk te maken content te delen op uw social media, zoals LinkedIn

6.3 Welke categorieën cookies gebruikt Befince?

Wij maken gebruik van functionele, analytische en tracking cookies:

• Functionele cookies. Wij maken gebruik van ‘functionele cookies’ om het uitvoeren of overbrengen van communicatie via het internet mogelijk te maken. Daarnaast gebruiken we deze cookies wanneer ze strikt noodzakelijk zijn om diensten aan u te leveren of om in te loggen op beveiligde pagina’s. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld omdat die essentieel zijn voor het functioneren van onze website

• Analytische cookies. Wij maken gebruik van ‘analytische cookies’ om te analyseren hoe onze bezoekers onze website gebruiken. Deze cookies helpen ons bij het verbeteren en optimaliseren van onze website. Wij kunnen deze cookies gebruiken zodat bezoekers gemakkelijker informatie kunnen vinden waarnaar zij op zoek zijn. Om te analyseren hoe onze website gebruikt wordt, tellen wij het aantal bezoekers, aantal bezoeken, aantal pagina’s dat u gebruikt of eventueel de locatie van waaruit u de website bezoekt. We gebruiken uw locatie alleen wanneer u ons daarvoor toestemming verleent. Analytische cookies geven ons ook de mogelijkheid om de resultaten van advertentiecampagnes te meten. Hierdoor kunnen wij de campagnes verbeteren en onze website optimaliseren voor diegenen die op advertenties klikken

• Tracking cookies. Wij gebruiken ‘tracking cookies’ om een overzicht te maken van de websitebezoekhistorie van onze bezoekers. Deze cookies worden bijvoorbeeld gebruikt als we advertenties plaatsen op andere websites en in andere apps. We kunnen deze cookies ook gebruiken om bij te houden welke advertenties u al bekeken hebt, zodat u niet steeds dezelfde banners of gedeelde content ziet van onze website op uw social media, zoals Facebook, LinkedIn of Instagram

6.4 Hoe kan ik cookies uitschakelen of verwijderen?

Als u niet langer wilt dat er cookies worden geplaatst op uw apparaat, kunt u uw toestemming altijd intrekken door uw browser-instellingen aan te passen, zodat uw browser alle cookies of de cookies van derde partijen weigert. U kunt reeds geplaatste cookies verwijderen. Als cookies zijn uitgeschakeld is het mogelijk dat sommige onderdelen van onze website niet functioneren. Verder betekent het uitschakelen van cookies niet dat u geen advertenties meer ziet. Het betekent slechts dat advertenties niet langer worden aangepast aan uw interesses of dat ze vaker herhaald zullen worden. Indien u cookies van bepaalde partijen wilt uitschakelen, kan dat via youronlinechoices.com. Uw cookie-instellingen kunnen verschillen per browser. Gebruik de Help-functie in uw browser voor informatie hierover.

6.5 Verwerken van gegevens

Voor zover Befince cookies gebruikt om gegevens over het gebruik van de website te verzamelen, combineren of analyseren beter of anders te behandelen, verwerkt Befince persoonsgegevens. Op iedere gegevensverwerking is deze verklaring van toepassing en hebben wij een grondslag, zoals gerechtvaardigd belang.

6.6 Waar vind ik een lijst van cookies die Befince gebruikt?

Klik hier voor de lijst met de cookies die we gebruiken. 

7 Links naar andere partijen

Op onze website kunnen links naar websites en/of apps van derden zijn opgenomen. Hierop zijn de privacy- en cookieverklaringen van die partijen van toepassing. Befince is noch verantwoordelijk, noch aansprakelijk voor cookie- en/of gegevensverwerkingen van derden. Raadpleeg privacy- en cookie verklaringen van derden voor hun cookie- en gegevensgebruik.

8 Uw rechten

Hierna leggen we uit wat uw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw gegevens. U kunt met ons contact opnemen als uw uw rechten wilt uitoefenen (§§ 1 en 12). Indien toegestaan kunnen wij u verzoeken om een geldig legitimatiebewijs te verstrekken. Daarbij kunt u uw portretfoto en BSN-nummer afschermen. De kopie van het legitimatiebewijs zal onmiddellijk worden verwijderd na identificatie.

8.1 Recht op informatie

Informatie over onze identiteit, welke gegevens we van u verwerken, hoe lang, voor welke doeleinden, grondslagen etc. vindt u in deze verklaring. Mocht u meer informatie willen hebben, dan zullen wij die in principe kosteloos verstrekken.

8.2 Recht op inzage

U hebt het recht op inzage in uw gegevens. Zo hebt u het recht om van Befince uitsluitsel te verkrijgen of wij uw gegevens verwerken, en zo ja, welke gegevens, wat de doeleinden zijn, aan welke partijen gegevens worden verstrekt, wat de bewaartermijnen zijn en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens (als de gegevens niet van uzelf afkomstig zijn). U hoeft geen reden te geven voor een inzageverzoek. Het recht op inzage heeft alleen betrekking op uw eigen gegevens. 

8.3 Recht op rectificatie

U kunt Befince vragen uw gegevens te laten rectificeren of updaten. 

8.4 ‘Recht om vergeten te worden’

U hebt het ‘recht om vergeten te worden.’ Het ‘recht om vergeten te worden’ staat tussen aanhalingstekens. We mogen namelijk niet altijd uw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims. We maken dus altijd een afweging als er dergelijk verzoek wordt gedaan. Als we verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwijderen, zullen we dat doen zonder onredelijke vertraging. Als Befince gegevens heeft gedeeld met andere partijen zal zij alle redelijke maatregelen treffen om die andere partijen ervan op de hoogte te stellen dat koppelingen en kopieën van uw gegevens worden verwijderd.

8.5 Recht op beperking van de verwerking

U hebt in principe het recht om de verwerking van zijn gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als u het niet eens is met de juistheid van zijn gegevens. 

8.6 Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking

Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van uw gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking. Befince zal informatie verstrekken over deze ontvangers als u hierom verzoekt.

8.7 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Dit houdt in dat u ons kunt verzoeken om uw gegevens te ontvangen. U kunt deze gegevens opslaan voor persoonlijk gebruik. U hebt dit recht alleen met betrekking tot gegevens die u zelf aan Befince hebt verstrekt én als de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst waarbij u partij bent.

8.8 Intrekken toestemming

Als de gegevensverwerking berust op toestemming, hebt u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Nadat toestemming is ingetrokken, zal Befince ervoor zorgen dat zij de verwerking van de gegevens voor dat doeleinde staakt. Wel blijft de verwerking van de gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig. 

8.9 Recht van bezwaar

U hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Na het bezwaar zal Befince in principe de verwerking van gegevens stoppen. Los hiervan kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw emailadres voor direct marketing. Zo kunt u onderaan al onze e-mails klikken op ‘afmelden’ of ons mailen op info@befince.com met een verzoek daartoe. Daarna zullen wij het betreffende e-mailadres niet meer gebruiken. 

Voor bezwaar of verwijderen van cookies zie § 6.

8.10 Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter

Als u vindt de verwerking van uw gegevens inbreuk maakt op de wet kunt u contact opnemen met ons. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of om naar de rechter te stappen.

8.11 Beperkingen van rechten

Soms kunnen wij uw rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude.

9 Bewaartermijnen

Befince bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor Befince de gegevens verwerkt. Daarna zal Befince de gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij Befince bepaalde gegevens langer nodig heeft voor een andere doeleinde. Als dat het geval is, heeft Befince daarvoor een grondslag en zal zij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat andere doeleinde. 

Een voorbeeld is dat Befince een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden, vaak 5 of 7 jaar na een bepaalde gebeurtenis. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zal Befince de gegevens verwijderen of anonimiseren. 

Voor de cookie bewaartermijnen verwijzen we naar § 6.

10 Beveiliging

Befince heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat de gegevens goed worden beveiligd en uitsluitend voor specifieke doeleinden worden verwerkt. 

Befince heeft bij haar beveiliging rekening gehouden met de verwerkingsrisico’s van de gegevens, vooral als gevolg van verlies of onrechtmatig gebruik van je gegevens. Deze maatregelen betreffen onder meer opslag van gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups, toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk account door een unieke gebruikersnaam en wachtwoord en betaling(sopdracht)en aan Befince via een encryptie-protocol (SSL, TLS of vergelijkbaar). 

Hoewel aan de verwerking van gegevens altijd risico’s zijn verbonden, zal Befince haar beveiligingsmaatregelen blijven reviewen en updaten. Verder zorg Befince ervoor dat alleen medewerkers die dat voor de uitvoering van hun functie nodig hebben gegevens kunnen inzien voor specifieke doeleinden.

11 Datalekken

Er is onder meer sprake van een datalek als er bij een beveiligingsincident, zoals een hack in onze systemen, gegevens verloren zijn gegaan of als we onrechtmatige verwerking van gegevens redelijkerwijs niet kunnen uitsluiten. 

Als er een datalek heeft plaatsgevonden moeten wij dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens melden binnen 72 uur nadat we daarvan op de hoogte zijn geraakt, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden. 

Als het waarschijnlijk is dat het datalek een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zijn we verplicht het datalek ook aan u te melden. Mocht u een beveiligingsincident of datalek aantreffen, neem direct contact met ons op (§ 12).

12 Contactgegevens

Voor vragen, klachten of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met Befince via info@befince.com of per post aan Westblaak 96 te (3012 KM) Rotterdam.

© 2021 Befince