Het gaat vaak goed: je levert een dienst of product, verstuurt de factuur en de klant betaalt netjes binnen de gestelde betaaltermijn. Maar wat als het niet zo eenvoudig gaat? Wat als klanten soms te laat betalen? Is het dan tijd om een debiteurenbeleid op te stellen of kun je nog wel zo verder? Deze signalen wijzen erop dat je nu echt wat aan je debiteurenbeheer moet doen.
1. Je klanten betalen regelmatig te laat
Het eerste signaal is simpel en duidelijk. Als je klanten regelmatig te laat betalen, is het tijd om te zorgen voor goed gestructureerd debiteurenbeheer. Want hoe langer een factuur open staat, hoe groter de kans op non-betaling wordt.
2. Je hebt geen duidelijk proces voor je debiteurenbeheer
Als een factuur verlopen is, is het belangrijk dat je op tijd stappen zet om de debiteur te herinneren aan de betaling. Heb je géén duidelijk proces, dan heb je geen inzicht in de risico’s en is het moeilijk te ontdekken of een klant niet wil of niet kan betalen. Daarnaast sta je met een duidelijk proces vaak sterker in je schoenen als je over moet gaan op een juridisch traject. Daarbij moet je namelijk kunnen aantonen welke stappen je hebt ondernomen om de debiteur te laten betalen.
3. Het betaalgedrag van je klant verandert
Je merkt dat het betaalgedrag van je klant verandert. Van een standaard betaalpatroon, naar betalingen op heel verschillende momenten waar geen logica achter lijkt te zitten. Het is dan extra belangrijk om je debiteur in de gaten te houden. Een verandering in betaalgedrag kan simpelweg liggen aan een nieuwe medewerker die de betalingen uitvoert, maar kan ook zomaar betekenen dat de liquiditeit van de klant verslechterd is. En in dat geval is jouw liquiditeit ook in gevaar, mits je geen goed debiteurenbeheer uitvoert.
4. Informatie over debiteuren ligt verspreid over heel de organisatie
Wat als een debiteur opbelt over een factuur? Weet degene die opneemt dan direct waar het over gaat? Of moet hij eerst alle collega’s langs om informatie over de debiteur te verzamelen? En waar kun je vervolgens nieuwe informatie of opmerkingen kwijt over een factuur of debiteur? Als de informatie over debiteuren verspreid ligt over de organisatie, is het moeilijk om goed debiteurenbeheer te doen. Het loopt dan namelijk snel in de soep wanneer en collega afwezig is of de informatie niet goed is vastgelegd.
5. Het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor het sturen van herinneringen
Er zijn een aantal facturen verlopen, wat nu? Wie verstuurt er een schriftelijke herinnering of pakt de telefoon op? Als het niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het versturen van herinneringen, wordt het vaak niet gedaan of alleen wanneer er tijd over is. Daarmee verhoog je het risico op non-betaling en breng je mogelijk je cashflow in gevaar.
6. Je ziet verlopen facturen over het hoofd
Je hebt eigenlijk geen idee hoeveel debiteuren te laat betalen, want je ziet regelmatig verlopen facturen over het hoofd. Je hebt geen duidelijk overzicht waarin betaalde en onbetaalde facturen goed van elkaar gescheiden worden. Laat staan dat je verlopen facturen direct op kunt volgen! Om je liquiditeit te beschermen, is het belangrijk dat je goed inzicht hebt in verlopen facturen.
7. Je hebt geen idee wat je gemiddelde betaaltermijn is
Als je weet dat je klanten altijd binnen de gestelde betaaltermijn betalen, dan is het niet zo’n probleem dat je niet weet wat je gemiddelde betaaltermijn is. Maar betalen je klanten niet altijd op tijd, dan is het belangrijk om je gemiddelde betaaltermijn, ook wel DSO genoemd, goed in de gaten te houden. Het is namelijk een belangrijk meetinstrument dat een indicatie geeft van de liquiditeit van je bedrijf.
Wat nu?
Herken jij je in één van bovenstaande signalen? Tijd om aan de slag te gaan met debiteurenbeheer! De meest eenvoudige manier om je debiteuren optimaal te beheren, is het gebruik maken van debiteurenbeheer software. Veel handelingen worden daarmee geautomatiseerd, waardoor je nooit een factuur of debiteur over het hoofd ziet. Daarnaast heb je alle informatie over facturen en debiteuren bij elkaar op één plek. Bekijk alle functies van debiteurenbeheer software.
