Als alles goed gaat is er weinig aan de hand: je levert een dienst of product, verstuurt de factuur en de klant betaalt. Prima zaken! Maar vaak genoeg gaat het niet zo eenvoudig en betalen klanten niet zomaar op tijd. Begin 2020 was 56% van de totale waarde van B2B facturen achterstallig (1). En zelfs als dit niet geldt voor jouw facturen, ook als er (nog) niets aan de hand is, is debiteurenbeheer belangrijk. Waarom?
Debiteurenbeheer beschermt je cashflow
Debiteurenbeheer zorgt er niet alleen voor dat achterstallige facturen alsnog betaald worden, het beschermt ook je cashflow.
Met een goed debiteurenproces voorkóm je namelijk dat facturen te laat betaald worden en zorg je ervoor dat er geen misstanden ontstaan rondom facturen. Je krijgt het geld waar je recht op hebt op tijd binnen en het zit niet te lang vast in openstaande facturen. Daardoor heb je betere liquiditeit, kun je eenvoudiger projecten voorfinancieren, hoef je minder gebruik te maken van een rekening courant krediet én kun je investeren in groeimogelijkheden.
Minder risico’s
Als je kijkt naar de cijfers, zie je al snel dat debiteurenbeheer niet onbelangrijk is. 25% van de faillissementen wordt veroorzaakt door te laat betalende debiteuren (2).
Waarschijnlijk zie jij je bedrijf nog niet zomaar failliet gaan door een debiteur die een paar dagen later betaalt. En een factuur die 5 dagen na de vervaldatum nog niet betaald is, is ook nog niet zo’n groot probleem. Maar dat kan het ongemerkt wel worden. Hoe langer de factuur openstaat, hoe groter de kans dat je helemaal niet meer betaald krijgt. Om risico’s en problemen te voorkomen, is het goed om direct op de hoogte te blijven van veranderingen in betaalgedrag.
Wellicht is er een nieuwe werknemer die de administratie nog niet helemaal onder de knie heeft, maar voor hetzelfde geld zijn er wél financiële problemen en loopt jouw cashflow daardoor ook gevaar.
Om risico’s te voorkomen is het dus belangrijk om consequent facturen op te volgen, waarbij je geen debiteuren over het hoofd ziet en veranderingen direct in de gaten hebt.
Betere klantrelatie
In Nederland sturen we elkaar jaarlijks heel wat tikkies of betaalverzoeken. Handig om de rekening van een restaurant te delen of om geleend geld terug te krijgen. Maar als je een tikkie ontvangt en niet direct betaalt, vergeet je het betaalverzoek al snel. Tegelijk voelt je vriend zich opgelaten om nog een keer om zijn geld te vragen. Als hij het na twee maanden toch nog eens laat vallen, reageer je verbaasd: waarom had je dat niet eerder gezegd? Beschaamd maak je snel het geld over.
Nu zal het er met je debiteur iets anders aan toe gaan, maar je snapt het idee. Als ondernemer of dienstverlener voelen we onszelf vaak bezwaard om betalingsherinneringen te sturen. Maar je debiteur heeft liever een vriendelijke herinnering, dan later een inacssobureau die achter zijn broek aan zit.
Debiteurenbeheer zorgt voor duidelijke en structurele communicatie naar de debiteur op de juiste manier. Je debiteur weet daardoor precies waar hij aan toe is en komt niet voor verassingen te staan. Tegelijk voorkomt het misverstanden. Want misschien wil je debiteur best betalen, maar klopt de factuur helemaal niet, is het product kapot of heeft hij de factuur nooit ontvangen. Dankzij debiteurenbeheer kom je daar snel en efficiënt achter, voordat het te laat is.
Bronnen
- https://group.atradius.com/publications/payment-practices-barometer/the-netherlands-2020-domestic-credit-grows-amid-export-caution.html
- https://atradius.nl/mkbzeker/debiteurenadministratie.html#
